Sur Power Platform, la capacité Dataverse se consomme silencieusement, puis se facture brutalement. Microsoft déploie actuellement un conseiller de stockage qui analyse la consommation au niveau de chaque table et recommande les données à sortir du stockage actif. Voici ce que cette nouveauté change concrètement pour un administrateur, et la méthode que nous appliquons chez nos clients.
Trois compteurs distincts, une seule facture
Première source de confusion : la capacité Dataverse ne se mesure pas sur un compteur unique, mais sur trois postes indépendants.
- La base de données stocke les données structurées : lignes de tables, métadonnées, relations. C'est ce que produisent Power Apps, Power Automate, les applications pilotées par modèle et les applications Dynamics 365 Customer Engagement.
- Les fichiers couvrent les pièces jointes, les documents et les images rattachés à vos enregistrements.
- Les journaux regroupent les données d'audit et de traçabilité.
Un point mérite d'être connu, car il surprend souvent : les capacités de base de données Dataverse et Finance & Operations forment un pool unique du point de vue de l'application des droits. Il en va de même pour les fichiers. Seuls les journaux sont suivis séparément, et uniquement pour Dataverse. Autrement dit, un environnement Finance & Operations gourmand pèse sur le droit qui couvre également vos environnements Dataverse.
Dès que la consommation dépasse vos droits prépayés, le surplus bascule en facturation paiement à l'utilisation. C'est là que la surprise arrive : le dépassement est progressif, mais la facture, elle, est immédiate.
Pourquoi la capacité dérape sans prévenir
Dans la quasi-totalité des situations que nous rencontrons, la saturation ne vient pas du volume métier. Elle vient de l'accumulation.
Les journaux d'audit s'empilent année après année sans que personne ne définisse de durée de conservation. Les pièces jointes des demandes traitées restent attachées à des enregistrements clos depuis longtemps. Des tables techniques, invisibles dans l'usage quotidien, croissent régulièrement. Et il faut y ajouter un poste souvent ignoré : l'activation de la recherche Dataverse génère des index, remontés sous forme d'une table nommée DataverseSearch, et facturés au tarif de la capacité de base de données.
Aucun de ces postes n'apparaît spontanément. Il faut aller les chercher — et c'est précisément le travail que le conseiller automatise.
Ce qu'apporte le conseiller de stockage Dataverse
Le conseiller analyse la consommation table par table et affiche ses recommandations directement dans la vue de capacité du centre d'administration Power Platform, sous Licences > Dataverse. Trois éléments apparaissent lorsque des recommandations sont disponibles.
- Une bannière de recommandation s'affiche au-dessus des détails de capacité et estime l'espace que vous pouvez récupérer sur l'environnement. Elle ouvre le panneau du conseiller.
- Une colonne « Nettoyer » s'ajoute à la grille Consommation par table et indique, pour chaque table, l'espace estimé récupérable. La même valeur apparaît au niveau de la liste des environnements : vous comparez ainsi les gisements d'un environnement à l'autre, ce qui permet de prioriser.
- Un panneau « Libérer de l'espace de stockage » détaille les recommandations par table et, surtout, permet de prévisualiser les enregistrements concernés avant toute action. Vous voyez exactement ce qui répond aux critères de nettoyage.
Le panneau de tendances des tables propose par ailleurs des recommandations de nettoyage accompagnées d'articles de référence pour comprendre la croissance d'une table donnée.
Trois façons d'agir, et laquelle choisir
Depuis une recommandation, trois chemins s'offrent à vous.
- Créer une stratégie d'archivage. La recommandation devient une politique de rétention à long terme qui déplace automatiquement les données inactives hors du stockage actif. C'est l'option durable : elle traite la cause, pas seulement le symptôme.
- Supprimer les données en bloc. Réservé aux données réellement obsolètes. L'opération est définitive et ne peut pas être annulée — elle demande donc une validation métier formelle, jamais une décision d'administrateur isolée.
- Ajuster la capacité allouée. Vous réallouez la capacité entre environnements depuis la même vue, et vous pouvez activer des alertes quotidiennes par e-mail adressées aux administrateurs dès qu'un seuil de consommation est franchi.
Dans la pratique, la stratégie d'archivage couvre la grande majorité des cas. La suppression en bloc doit rester l'exception.
Archiver n'est pas supprimer
C'est le point qui débloque le plus souvent les discussions avec les directions métier et les auditeurs. Lorsque vous agissez sur une recommandation via une stratégie d'archivage, les enregistrements ne sont pas détruits : ils basculent en rétention à long terme. Ils restent accessibles pour vos besoins d'audit et de conformité, tout en libérant le stockage Dataverse actif.
Le bénéfice est double. Vous réduisez la capacité consommée, donc la facture. Et vous améliorez les performances, puisque les tables actives manipulent moins de volume. Cette distinction change la nature du projet : il ne s'agit plus de convaincre quelqu'un de perdre des données, mais de déplacer ce qui ne sert plus au quotidien.
Par où commencer
Le conseiller est en préversion et son déploiement est progressif. Il n'est pas encore visible dans tous les tenants, et les recommandations n'apparaissent que sur les environnements où il y a effectivement de l'espace à récupérer. Son absence n'est donc pas nécessairement une bonne nouvelle — elle peut simplement signifier que la fonctionnalité n'a pas encore atteint votre locataire.
En attendant, ou en complément, la démarche reste la même :
- Ouvrir Licences > Dataverse dans le centre d'administration Power Platform et identifier les environnements les plus consommateurs, ainsi que leur éventuel statut de dépassement.
- Descendre au niveau de la Consommation par table pour chaque environnement critique, en distinguant bien base de données, fichiers et journaux. Les tendances sont consultables sur les trois derniers mois : c'est la pente qui compte, plus que la valeur absolue.
- Exporter le fichier CSV de synthèse pour disposer d'une photographie datée et pouvoir mesurer les progrès.
- Activer les alertes de seuil pour ne plus découvrir un dépassement après coup.
- Définir des politiques de rétention par table, avec les responsables métier concernés — c'est la seule action qui produit un effet durable.
Un point d'attention pour la lecture des chiffres : les environnements Microsoft Teams et les environnements d'évaluation ne comptent pas dans la consommation Dataverse de votre organisation. Ils apparaissent sur des onglets distincts et ne doivent pas être intégrés à votre analyse.
Ixemelis vous accompagne
Un audit de capacité Dataverse se mène en une journée. Nous analysons la consommation par environnement et par table, identifions les gisements d'économies, distinguons ce qui relève de l'archivage et ce qui relève réellement de la suppression, puis nous définissons avec vos référents métier les politiques de rétention à mettre en place. Vous repartez avec un chiffrage de l'espace récupérable et un plan d'action priorisé.
Votre capacité Dataverse est en tension, ou vous payez déjà du dépassement ? Contactez-nous pour un premier échange : nous faisons le point sur votre situation et estimons ensemble le potentiel de récupération.