Refonte du CRM et migration cloud : éteindre un système de vingt ans sans arrêter deux directions
Le point de départ : plusieurs CRM, et un système de 2006
L’école n’exploitait pas un CRM, mais plusieurs, en parallèle, portés par des directions différentes. Autant de référentiels de contacts distincts, et autant de définitions divergentes d’une même personne selon qu’elle était vue comme diplômée, donatrice ou contact entreprise.
Le CRM des Relations Entreprises, lui, était en service depuis octobre 2006, hébergé en interne, et sa dernière évolution fonctionnelle majeure remontait à 2017. Un outil qui rendait service tous les jours, que plus personne ne pouvait faire évoluer, et sur lequel on ne pouvait plus rien brancher : ni socle marketing moderne, ni flux automatisé, ni usage d’intelligence artificielle.
Ce n’était pas une dette technique. C’était une dette de décision.
Ce que nous avons fait
IXEMELIS a porté la migration du core model vers le cloud : non pas un déplacement à l’identique, mais une refonte du modèle de données et un changement d’architecture, avec un référentiel désormais commun à deux directions métier.
Relations Entreprises : parcours scolaires, associations, apprentissages, taxe d’apprentissage, événements entreprises, opportunités, tableaux de bord commerciaux.
Fondation : comptes et contacts, dons et engagements, legs, projets, cercles de reconnaissance, reçus fiscaux, campagnes.
Transverse : refonte de la matrice des droits, lien Outlook / CRM, flux d’intégration, bascule du socle marketing, reprise du patrimoine de données de vingt ans.
La prestation a couvert l’ensemble de la chaîne : cadrage, conception, réalisation, interfaces, recette, assistance à l’architecture, garantie et pilotage. La formation des utilisateurs a été portée par ELEVEN CORNER, filiale d’IXEMELIS : les équipes ont donc été formées par ceux qui connaissaient le paramétrage réel, la semaine de la bascule et non trois mois avant.
La bascule : trois dates annoncées, trois dates tenues
15 juin 2026 : mise en production technique et reprises de données.
18 juin 2026 : extinction de l’ancien CRM hébergé en interne.
22 juin 2026, midi : ouverture du service aux utilisateurs des deux directions.
Quatre jours seulement entre l’extinction de l’ancien système et l’ouverture du nouveau : assez pour terminer les reprises en conditions réelles, assez court pour qu’aucune double saisie ne s’installe. C’est ce créneau qui évite le scénario classique des deux systèmes maintenus vivants en parallèle pendant six mois.
Tenir cette fenêtre a demandé trois décisions, et pas une ligne de code : arbitrer la matrice des droits en amont plutôt qu’à la recette, assumer de différer une partie des reprises de données après l’ouverture, et tracer chaque arbitrage lourd en comité de pilotage plutôt qu’en couloir.
Ce que ce projet dit de notre façon de travailler
👉 Un projet de refonte ne se juge pas à la démonstration du nouvel outil. Il se juge au jour où l’on éteint l’ancien.
Migrer, tout le monde sait en parler. Éteindre proprement un système de vingt ans sans arrêter l’activité de deux directions, c’est un autre métier, et c’est exactement celui que nous exerçons : reprendre un existant, le remettre à plat, et le basculer sans interrompre l’activité.
La suite : le périmètre EDHEC Alumni
La démarche se poursuit. Nous finalisons actuellement la mise en place du périmètre EDHEC Alumni sur le même socle : un périmètre supplémentaire, et sa base de contacts, qui rejoignent le référentiel commun. Un CRM de moins dans le paysage, à chaque lot.
Vous dirigez une école, une université ou une fondation ? Nous avons rassemblé les enjeux métier de ce secteur, de la taxe d’apprentissage à la collecte de dons, sur une page dédiée : écoles supérieures et fondations.
Vous avez un logiciel de gestion que tout le monde sait qu’il faudrait changer, et que personne n’ose ouvrir ? Parlons-en une demi-heure : réserver un diagnostic gratuit.
Photographie du bandeau : campus de l’EDHEC Business School à Croix, près de Lille. Photo 神风, Wikimedia Commons, licence CC BY-SA 4.0, photo non modifiée.